Self-Service BI - eine Aufgabe für die IT Abteilung

Frage: Was müssen Sie tun, um Self-Service BI im Unternehmen zu einem Misserfolg zu machen?
Antwort: Überlassen Sie dieses Thema den Endanwendern

Mit Produkten wie PowerPivot, Power Query, Power View, SharePoint und Report Builder bietet Microsoft eine ganze Palette von Werkzeugen an, die den Fachabteilungen mehr Flexibilität und Unabhängigkeit von IT Spezialisten geben sollen. Im Rahmen meiner Arbeit habe ich nun schon mehrere Unternehmen erlebt, die diese Möglichkeiten einsetzen. Einige Initiativen waren sehr erfolgreich, andere sind weitgehend gescheitert.

Warum Self-Service BI ohne die IT Spezialisten nicht funktioniert

Der größte Irrtum in Bezug auf Self-Service BI ist, dass die Fachanwender nun auf einmal die Arbeit der IT Abteilung übernehmen könnten. Dies ist übrigens auch eine gelegentlich geäußerte Befürchtung von IT Spezialisten - ob sie denn nun arbeitslos werden, weil ihre Kenntnisse nicht mehr benötigt werden.

Das Gegenteil ist der Fall.

Aus den Augen der Fachanwender betrachtet ist das Versprechen der neuen Werkzeuge, nämlich mit ihren "eigenen Leuten" den Bedarf an Reporting und Datenanalyse abzudecken, die Befreiung von vielen lästigen Restriktionen der Unternehmens-IT:

• fehlende Daten
• langwierige, aufwändige Prozesse bis neue Daten in Reports erscheinen
• unflexible Lösungen, die am tatsächlichen Bedarf vorbei gehen
• hohe Kosten

Verlockende Aussichten. Ein Heer von Vertriebsleuten schürt diese Vision.

So kommt es, dass eine "ganz normale" Mitarbeiterin in einer Fachabteilung zunächst Rechnungs-Informationen in einer Excel Datei zusammenstellt, darauf ein PowerPivot Modell baut und erste Erfolge publiziert. Hoch motiviert bindet sie eine weitere Datenquelle ein, sagen wir eine CSV-Datei mit SAP Daten. Und eine weitere, nun eine Datenbank mit Abrechnungsinformationen. Hier unterstützt ein Access-erfahrener Kollege. Beide zusammen polieren das PowerPivot Modell auf, fügen ein paar DAX Ausdrücke hinzu und publizieren das Ergebnis in SharePoint. Ein großer Erfolg! Die Abteilung hat ihr eigenes Abrechnungs-Reporting unabhängig von der geschmähten IT Abteilung hinbekommen.

Noch etwas warten, dann ist der Punkt erreicht, wo ich für gewöhnlich ins Spiel komme. Denn im nächsten, spätestens im übernächsten Monat sind die selbst gebauten Reports nicht mehr so ganz korrekt. Unbeherrschbare DAX Ausdrücke, Fehler nach dem Aktualisieren der Daten, nur halb funktionierende Kennzahlen. Jetzt beginnt die eigentliche Arbeit: Fragen nach den Datenquellen, Aufräumen des PowerPivot Modells, Konsolidieren der Daten.

Was ist hier schief gelaufen?

Eigentlich haben die Anwender alles richtig gemacht. Nur haben sie die Komplexität der Aufgabe unterschätzt. Solange der überwiegende Anteil der Daten für ein PowerPivot Modell aus einer Datenbank kommt, ist alles überschaubar. Aber die Informationen aus Textdateien oder Excel Dateien abzurufen, aufzubereiten und mit den anderen Datenquellen zu harmonisieren, das wird mit jeder zusätzlichen Datei um ein Vielfaches aufwändiger. Die Fachabteilung findet sich auf einmal in der Modellierung von ETL-Prozessen wieder - etwas, worauf sie nicht vorbereitet waren und wofür sie auch keine Methodik kennen.

Die richtige Mischung macht's

Wir IT Spezialisten sehen solche Aufgabenstellungen mit anderen Augen. Datenmodellierung, ETL und Datenqualität sind dank Ralph Kimball bestens erschlossene Gebiete. Aber wir haben ja nun auch viel Zeit in unsere Ausbildung und in die Umsetzung der best practices investiert. Die Fallstricke der Modellierung und das erforderliche akribische Vorgehen beim Extrahieren und Laden von Daten in ein Data Warehouse haben wir in hunderten Stunden Projektarbeit kennengelernt. Das sind Aufgaben, die eine genaue Klärung, eine routinierte Umsetzung und geplante Tests erfordern. Nichts, was man "nebenbei" erledigen könnte. Der Lohn der Arbeit sind stabile, automatisch ablaufende Daten-Aktualisierungen und eine hohe Datenqualität.

Wenn wir den Fachabteilungen solche Datenquellen liefern, dann können sie diese tatsächlich einfach verwenden, um darauf ihr eigenes Reporting und ihre eigenen Analysen aufzusetzen. Dann können sie die Berichte schnell so gestalten, wie es ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Und sie können sich auf die Zahlen verlassen. In so einer Umgebung ist es auch einfach, noch die eine oder andere Information aus einer zusätzlichen Datei oder aus dem Internet hinzuzufügen.

Um es ganz deutlich zu sagen: Dies ist ein Plädoyer für das klassische Data Warehouse! Das Data Warehouse stellt hoch qualitative Daten bereit, so dass Fachanwender einfach darauf zugreifen und sie nach Herzenslust miteinander verknüpfen können. Gerade in Zeiten von Self-Service BI kommt dieser Vorteil so richtig zum Tragen.

Was Self-Service BI tatsächlich leisten kann

Die erfolgreichen Self-Service BI Initiativen, die ich kennenlernen durfte, zeichnen sich alle durch ein Merkmal aus: Entscheidungsträger aus dem obersten Management wollten, unterstützten und überwachten die Maßnahmen.
Die nicht erfolgreichen Initiativen waren allesamt dadurch gekennzeichnet, dass sie entweder ausschließlich technisch betrachtet wurden ("mit den richtigen Tools kommt der Erfolg von selbst") oder dass sie nur von wenigen Personen getragen wurden ("was interessiert mich dieser neumodische Kram").

Die positiven Effekte für die Fachanwender wie Flexibilität, Geschwindigkeit und passgenaue Lösungen können sich nur dann einstellen, wenn diese Bedingungen gegeben sind:

1. die Self-Service BI Initiative hat die volle Unterstützung durch das oberste Management
2. die Ziele der Initiative sind allen Betroffenen klar
3. der Erfolg oder Misserfolg wird durch das oberste Management engagiert überwacht
4. die Fachanwender haben Zugriff auf ein hervorragend gepflegtes Data Warehouse (das ist mit Abstand der kostenintensivste Teil)
5. die Fachanwender haben im Rahmen von Schulungen ihre neuen Werkzeuge gründlich kennengelernt
6. die Fachanwender erhalten Unterstützung durch Mitarbeiter, die sowohl die Self-Service Tools bestens kennen als auch mit der IT Landschaft vertraut sind. Anwenderunterstützung, End User Computing, Daten Analysten, Business Analysten - wie auch immer die Rollenbezeichnung lautet - Menschen mit solidem und umfangreichem IT Hintergrundwissen aber auch mit einem Verständnis für die Anforderungen der Fachabteilungen schlagen Brücken. Sie unterstützen die Anwender beim Auffinden der für sie besten Datenquellen, bei komplexeren SQL Statements, bei ausgefeilten DAX Ausdrücken und sie erkennen vor allem, wann die Grenzen der Self-Service Tools erreicht sind und wann eine professionelle ETL Lösung erforderlich ist.

Wenn diese Voraussetzungen gegeben sind, dann entfalten die anfangs aufgezählten Tools eine belebende Wirkung. Dann erstellen pfiffige Mitarbeiter in den Fachbereichen auf einmal neuartige Reports und Analysen, die ein Unternehmen effizienter, profitabler, schneller und kundenfreundlicher machen können. Dann lösen sie das Versprechen von Self-Service BI ein. An jede dieser Lösungen, die ich unterstützen durfte, denke ich mit großer Begeisterung zurück.

Wenn das Management und die IT die richtigen Rahmenbedingen schaffen, dann ermöglichen sie die Erfolgsgeschichte von Self-Service BI. Arbeiten wir daran!

Zahl der zertifizierten Business Analysten wächst weiter

Auch im Jahr 2014 ist die Zahl der nach den Anforderungen der IIBA zertifizierten Business Analysten weiter stark gewachsen. Die Grafik zeigt das eindrucksvoll:

Auch 2014 ist die Zahl der zertifizierten Business Analysten stark gewachsen

CBAP: Certified Business Analysis Professional
CCBA: Certified Competency in Business Analysis

In Deutschland ist die Zahl auf 33 CBAP und 2 CCBA angewachsen, zeigt aber im europäischen Vergleich z.B. gegenüber England, Italien und der Schweiz immer noch einen deutlichen Nachholbedarf. Es fällt auch auf, dass inzwischen die Anzahl der CCBA, das sind jüngere Business Analysten, die noch nicht über so viel Berufserfahrung verfügen wie CBAP, deutlich gestiegen ist. Damit gewinnt dieses Zertifikat weitere Anerkennung. Das entspricht meiner Wahrnehmung, dass die Rolle des Business Analysten als Partner des Projektmanagers und als Garant für den Projekterfolg in Bezug auf die Qualität immer bekannter wird. Nicht zuletzt deswegen, weil Projekte, in denen ein qualifizierter Business Analyst mitwirkt, in aller Regel zuverlässiger und mit besserem Erfolg abgeschlossen werden.

Zumindest sind das die Erfahrungen, die ich in meinem beruflichen Umfeld "Business Intelligence" mache. Gerade in BI Projekten, die naturgemäß komplex sind und viele Beteiligte haben, kommen bei Fehlplanungen schnell fünf- und sechsstellige zusätzliche Beträge zusammen, die sich durch die Arbeit eines Business Analysten hätten vermeiden lassen. Das liegt auch daran, dass der Business Analyst wie die IIBA ihn definiert, viel mehr leistet, als lediglich die Anforderungen (Requirements) aufzunehmen, qualitativ hochwertig zu machen und systematisch die Änderungen von Anforderungen zu klären und genehmigen zu lassen. Der Business Analyst stellt darüber hinaus auch zum Beispiel Fragen in Bezug auf die Versionierung einer Lösung (in welchen Schritten wird die Lösung bereitgestellt), die erforderlichen Änderungen bei den Fachanwendern (Schulung, Änderungen bestehender Abläufe, Konvertierung von Daten) und vor allem immer wieder nach dem Wert, den eine neue Lösung (oder ihre Teile) dem Unternehmen liefert. So trägt der Business Analyst entscheidend dazu bei, dass das Projekt auf Kurs bleibt und dass das eingesetzte Geld den größtmöglichen Nutzen für den Auftraggeber bringt. Das sich daraus ergebende positive Arbeitsklima ist ein weiterer angenehmer Nebeneffekt für alle Beteiligten.

Nun bin ich gespannt, was das Jahr 2015 der Business-Analysten Gemeinde bringt und wann wir die Marke von 10.000 CBAPs und CCBAs "knacken" werden.

Quelle: IIBA

Business Analyse: Entscheidender Erfolgsfaktor in BI Projekten

Es ist ein unschätzbarer Vorteil meines Berufs, dass ich viele unterschiedliche BI Projekte erlebe. Interessanterweise sehe ich dabei einige Unternehmen, in denen BI Projekte fast immer sehr erfolgreich sind und andere Unternehmen, wo BI Projekte regelmäßig katastrophenähnliche Zustände annehmen. Unter "erfolgreich" verstehe ich Projekte, die im geplanten Zeitrahmen alle vorgesehenen Berichte und Analysen zur vollen Zufriedenheit der Anwender liefern und dabei mit dem veranschlagten Budget auskommen. Die nicht erfolgreichen Projekte hingegen liefern Ergebnisse nur verspätet und die Anwender sind damit dann auch noch unzufrieden. Wegen der wiederholten Terminverschiebungen und unerwarteten Arbeiten sieht sich der Auftraggeber gezwungen, das Budget immer wieder aufzustocken oder irgendwann das Projekt abzubrechen.

Wenn aber doch alle Verantwortlichen den Erfolg wollen, warum sind dann nicht alle Projekte erfolgreich? Was machen die erfolgreichen Unternehmen besser?

Es gibt eine augenfällige Gemeinsamkeit: Bei allen erfolgreichen  Projekten erhebt ein Business Analyst die Anforderungen und pflegt diese während des gesamten Projektverlaufs. In diesen Unternehmen ist es üblich, dass erst wenn die Anforderungen hinreichend geklärt sind (hinreichend mit Blick auf die Vorgehensweise wie plangesteuert oder agil), mit der Umsetzung begonnen wird. Alle Projektverantworlichen haben diese Regel verinnerlicht.

In den anderen  Unternehmen sind Aussagen wie diese an der Tagesordnung:

• Für Analysen haben wir jetzt keine Zeit
• Für Analysen steht kein Budget bereit
• Wir wissen sowieso, was die Anwender brauchen
• Das Projekt ist so klein, dass der Aufwand für eine Analyse sich nicht lohnt
• Wir haben das immer so gemacht

Das Interessante ist, dass bei ALLEN so durchgeführten Projekten der Misserfolg gewiss ist.

 

Inzwischen hat sich in Bezug auf die Business Analyse weltweit bei immer mehr Unternehmen die Erkenntnis durchgesetzt, dass sie ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei allen Projekten ist. Das International Institute for Business Analysis (IIBA) hat eine umfassende Herangehensweise erarbeitet mit zwei Zertifizierungen (hier finden Sie mehr) und kürzlich hat das Project Management Institute (PMI) ebenfalls eine entsprechende Zertifizierung herausgegeben (hier mehr).

 

Zum Schluss noch mein Lieblingsargument gegen den Einsatz von Business Analyse in BI Projekten: "Dieses Vorgehen schränkt das Team in seiner Kreativität ein." Seien Sie versichert, das Gegenteil ist der Fall! Immer wenn ich in einem Projekt mitarbeite, das aus dem Krisenmodus nicht herauskommt, sehne ich mich nach den gut analysierten Projekten, in denen wir unsere Energie nicht in die Bewältigung vorhersehbarer Probleme stecken mussten, sondern uns ganz dem Erarbeiten der fachlich, wirtschaftlich und technisch besten Lösung widmen konnten.

 

Webinar-Tipp

Am Donnerstag, den 4. September 2014, biete ich von 10:00 bis 11:00 Uhr ein Webinar "Anforderungsanalyse für Business Intelligence Projekte" an.

Sie können kostenlos daran teilnehmen.

Vom Ingenieur zum Business-Analysten – ein logischer Schritt

Wenn Ingenieure und andere Spezialisten wie Softwareentwickler oder Datenbankspezialisten 10 Jahre und länger ihre Frau oder ihren Mann stehen, dann verändert sich ihr Berufsbild nach und nach. Einige werden zu Projektmanagern. Schließlich brauchen technische Projekte eine starke Führung und wer könnte das besser leisten als jemand mit Erfahrung und Weitblick?

Doch nicht jeder ist mit der Rolle des Projektmanagers glücklich, sondern möchte lieber weiterhin als "Senior Experte" sein gereiftes Fachwissen in Projekte einbringen, jüngere Kollegen anleiten und ins Team integrieren und darüber hinaus das Projekt mit dem Blick aufs Ganze in den richtigen Bahnen halten. Eine Stärke dieser erfahrenen Spezialisten ist, dass sie den Projektnutzen für das Unternehmen im Auge haben und mit vielen früheren Projekten im Rücken die Schnittstellen eines neuen Projekts zu den bestehenden Strukturen besser verstehen. Aufgrund ihrer Erfahrungen analysieren sie unwillkürlich mögliche Schwachstellen und decken Lücken in den Konzepten auf. So arbeiten Senior Experten als Business-Analysten – unabhängig von ihrem offiziellen Titel. In dieser Rolle sind sie ein wichtiger Erfolgsfaktor für alle Arten von Projekten in Unternehmen weltweit.

Mir ging es genauso. Nach fast 20 Jahren Arbeit als Softwareentwickler und Datenbankspezialist habe ich dann sogar noch herausgefunden, dass es einen Weg gibt, die bereits erworbenen Fähigkeiten ganz systematisch einzusetzen und sich über die eigene Rolle noch besser klar zu werden, ja, dass es sogar möglich ist, mit einem Zertifikat diese Kompetenz zu dokumentieren. Es ist das CBAP® Zertifikat, eine Abkürzung für "Certified Business Analysis Professional". In einem Vorbereitungsseminar der masVenta Business GmbH wurde mir klar, dass ich aufgrund meiner Berufserfahrung bereits über einen Großteil des erforderlichen Wissens verfügte und dass ich viele der prüfungsrelevanten Techniken bereits selbst angewendet hatte. Ähnlich wie ich hatten alle Teilnehmer dieses Seminars ihre Aha-Erlebnisse, als es darum ging, die Wissensgebiete des BABOK®, des "Business Analysis Body of Knowledge", zu erschließen und systematisch aufzubereiten. Insofern liegt der persönliche Gewinn in der Einordnung und gezielten Nutzbarmachung des längst erworbenen Wissens. So kann ich nun in der Rolle des Business Analysten den Projektmanager besser unterstützen und wirkungsvoll dazu beitragen, "meine" IT-Projekte erfolgreich zu machen.

Das BABOK® sieht den Projektmanager und den Business Analysten als starkes Gespann: Der Projektmanager ist für die Termine und das Budget verantwortlich, quasi als Bundeskanzler, Finanz-, Außen- und Verteidigungsminister des Projektes in Personalunion. Der Business Analyst hingegen trägt die Verantwortung für die Inhalte und die Qualität, er ist also so etwas wie der Innen-, Forschungs- und Verkehrsminister des Projekts. Er prüft alle Anforderungen an eine Lösung daraufhin, welchen Nutzen sie dem Unternehmen bringen. Berücksichtigt man die unterschiedlichen Aspekte dieser anspruchsvollen Aufgabe – z.B. die Methodik zum Erfassen der Anforderungen, den Umgang mit Änderungen, die effektive Kommunikation mit den unterschiedlichen Beteiligten – wird schnell klar, dass nur „Seniors“, die selbständiges Arbeiten im Team gewöhnt sind, diesem hohen Anspruch gerecht werden können. 

Wenn Sie sich auch für diesen Entwicklungspfad interessieren, dann ist die erste deutschsprachige Konferenz für Business Analyse und Anforderungsmanagement, die am 11. Oktober in Salzburg stattfindet, der richtige Ort um sich zu orientieren, mit anderen Business Analysten auszutauschen und interessante Vorträge anerkannter Fachleute zu hören. Vielleicht treffen wir uns dort?

www.business-analyse-summit.com

Kostenloses Webinar: Anforderungsanalyse in BI-Projekten

Nicht nur um BI-Projekte erfolgreich umzusetzen, ist die Erhebung, die Analyse, die Nachverfolgung und schließlich die Umsetzung der Anforderungen in der richtigen Reihenfolge unabdingbar. Das BABOK® bietet eine Sammlung der Methoden und Techniken, mit denen dies erreicht werden kann. Im Vergleich zu anderen Arten von Projekten gibt es jedoch bei BI-Projekten ein paar Besonderheiten zu beachten.

Das Gratis-Webinar liefert einen Überblick zum richtigen Vorgehen, so dass Sie die typischen Stolperfallen vermeiden können.

Referenten

Rainer Wendt, Geschäftsführer von masVenta, und ich werden in knapp einer Stunde das Wichtigste zu diesem Thema anschaulich vermitteln.

Für alle, die tiefer einsteigen möchten, bietet masVenta ein tiefer gehendes zweitägiges Seminar an, in dem die Teilnehmer anhand eines praxisnahen Beispiels ihr Wissen ausbauen können.

Das Webinar

Hier können Sie sich anmelden: https://attendee.gotowebinar.com/rt/2552418737743036672
Und hier finden Sie das masVenta Seminar: http://www.masventa.eu/academia/anforderungsanalyse-fuer-business-intelligence-projekte/

Erfahrungsbericht: CBAP Prüfung

Bestanden! Nun bin ich Certified Business Analysis Professional™ (CBAP®).

Diese Prüfung und das Lernen dafür waren mir sehr wichtig, denn in zu vielen Projekten habe ich es erlebt, dass Kosten und Zeiten überschritten wurden und dass die Anwender trotz der vereinten Anstrengungen aller Beteiligten vom Ergebnis enttäuscht waren. Rückblickend ist mir klar geworden, dass die meisten dieser Projekte deutlich erfolgreicher hätten durchgeführt werden können, wenn ein erfahrener Business Analyst das Projektteam ergänzt hätte.

Die richtige Methodik ist entscheidend

In den letzten Jahren scheint sich diese Erkenntnis bei Unternehmen auf der ganzen Welt durchzusetzen. Daher bietet das IIBA seit 2006 das CBAP Zertifikat an, mit dem Business Analysten ihre Kenntnisse dokumentieren können. Da es mir weniger um ein weiteres Zertifikat in meiner Sammlung ging als vielmehr um ein grundlegendes Verständnis aller Einfluss- und Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Business Analyse (und somit letzten Endes für erfolgreichere Business Intelligence Projekte), habe ich mich gegen das relativ leicht zu erwerbende CPRE Zertifikat und für das CBAP Zertifikat der IIBA entschieden.
Die Zahl der CPAPs ist in den letzten Jahren immer schneller gewachsen (Stand 25.11.2013: 3282 weltweit, davon 15 in Deutschland).



Zuwachs und Verteilung der CBAP-zertifizierten Business Analysten

Nach meiner Wahrnehmung nimmt auch in Deutschland das Interesse an dieser wichtigen Qualifikation zu, weil immer mehr Unternehmen den Nutzen dahinter erkennen. Daher möchte ich nachfolgend meinen Weg zu dieser Zertifizierung beschreiben. Vielleicht hilft das ja dem/der einen oder anderen Interessierten. Bei Fragen stehe ich auch gerne als Ansprechpartner zur Verfügung.

Voraussetzungen

Das IIBA betrachtet jeden, der typische Business Analyse (BA) Aufgaben durchführt als Business Analysten, unabhängig von der tatsächlichen Aufgabenbezeichnung. System Analysten, Anforderungsmanager, Business Architekten, BI Analysten und viele andere fallen unter diesen erweiterten BA Begriff. Wesentliches Merkmal all dieser Rollen ist, dass sie ausgerichtet am Nutzen für das Unternehmen Veränderungsprozesse vorbereiten, unterstützen und bewerten.
Das CBAP Zertifikat ist für "Senior" Business Analysten gedacht. Daher ist eine wesentliche Voraussetzung für die Zulassung zur Prüfung, dass man 7.500 Stunden praktischer Arbeit in mehreren der Wissensgebiete (s.u.) nachweist.

Gliederung

Das IIBA hat das gesamte Wissen, welches ein BA bei seiner täglichen Arbeit benötigt, im BABOK®, dem "Business Analysis Body of Knowledge", strukturiert zusammengefasst. Es gliedert sich in sechs Wissensgebiete, die insgesamt 32 so genannte "Tasks" umfassen. Anfangs irritierte es mich, dass es dazu kein Prozessmodell gibt, also eine Schritt-für-Schritt Anleitung zur Business Analyse. Doch dann wurde mir klar, dass die Natur dieser Aufgabe nicht einem schrittweisen Vorgehen entspricht. Vielmehr finden die Tasks oftmals parallel oder schnell aufeinander folgend Anwendung. Beispielsweise beim Review von Anforderungen kann es durchaus vorkommen, dass die Teilnehmer eine neue Anforderung entdecken. Sie modellieren diese neue Anforderung und dann setzt oft eine Diskussion ein, ob die neue Anforderung tatsächlich in den definierten Projektumfang gehört, ob sie kurzfristig umgesetzt werden soll, oder ob sie erst in einer späteren Version der Lösung Eingang findet. Dieses kleine Beispiel umfasst bereits folgende Tasks:

• Communicate Requirements
• Specify and Model Requirements
• Manage Solution Scope and Requirements

Ein starres Prozessmodell würde dieser fast gleichzeitigen Anwendung der Tasks nicht gerecht.
Zudem ist das BABOK® eine Obermenge aller bekannten und allgemein akzeptierten BA Praktiken und betont die Notwendigkeit, bei jedem Projekt zunächst festzulegen, wie die einzelnen Tasks im jeweiligen Fall gestaltet werden (z.B. sehr formal oder eher "hemdsärmlig"). Es ist für alle Arten von Projekten geeignet und lässt sich ebenso für planungsorientierte wie auch für agile Projekte einsetzen.

Die Techniken

Damit ein BA die vielfältigen Aufgaben auch tatsächlich umsetzen kann, benötigt er/sie eine Reihe von Techniken. Etwa um Workshops zielgerichtet und effektiv durchzuführen, um Prozesse zu modellieren und viele mehr. Über 40 Techniken haben Eingang in das BABOK® gefunden. Die meisten davon kannte ich bereits von der eigenen Arbeit, daher war dieser Teil, der fast die Hälfte des Buches ausmacht, relativ gut zu meistern.

Die Vorbereitung auf die Prüfung

Die andere Hälfte des BABOK® empfand ich einerseits als sehr positiv, da die Wissensgebiete und Tasks endlich Ordnung in meine bisher gesammelten Erfahrungen brachten. Andererseits hatte ich zunächst keine Idee, wie ich mir den doch sehr trockenen Stoff so aneignen sollte, dass es zum Bestehen der Prüfung ausreicht.
Da erwies es sich als gute Entscheidung, ein einwöchiges Vorbereitungsseminar der masVenta GmbH zu besuchen. Für mich war es wichtig, dass die masVenta GmbH als "Endorsed Education Provider™" von der IIBA anerkannt ist. Zudem bestätigte mich ein Gespräch mit Geschäftsführer Rainer Wendt in dem Eindruck, dass es bei masVenta Seminaren darum geht, das BABOK wirklich zu verstehen und im Berufsalltag anwenden zu können. Tatsächlich vermittelte der Referent Thomas Rölker uns dann anhand der Unterlagen von Watermark auch die inneren Zusammenhänge und zudem viele Gedächtnisstützen, um die wesentlichen Themen und Bezüge dauerhaft auswendig zu lernen.
Unverzichtbar für die daran anschließende Lernphase war die Prüfungssimulation von Watermark, die zusätzlich zum Study Guide im Seminarumfang enthalten war. Etwa 900 Fragen zu allen Wissensgebieten und Techniken vermittelten einen guten Vorgeschmack auf das, was in der richtigen Prüfung kommen sollte. Anhand der falsch beantworteten Fragen wurde mir immer wieder klar, welche Themen und Zusammenhänge ich noch besser erschließen musste. Dabei erwies es sich als hilfreich, die im Vorbereitungsseminar gelernten Gedächtnisstützen um neue, selbst erarbeitete, zu erweitern um die Lücken zu schließen.
Insgesamt 2 Monate habe ich gebraucht, um auf diese Weise so sicher zu werden, dass ich mir die Prüfung zutraute.

Erfolgreiche Prüfung - was bringt's?

Rückblickend war es eine Menge Arbeit und Zeit, die ich für das Erschließen des BABOK® aufgewendet habe - zusätzlich zum Seminar etwa 6 Wochen intensiven Lernens. Neben einem schicken Zertifikat ;-) ist der wesentliche Nutzen, dass ich nun endlich eine schlüssige Methodik für das Durchführen komplexer Projekte habe. Und dass diese gleiche Methodik den anderen Mitarbeitern im Projekt ebenfalls vertraut ist, so dass wir uns gegenseitig besser unterstützen können.
Mich interessieren insbesondere IT-Projekte, vor allem Business Intelligence Projekte. Dafür ist das BABOK® auf jeden Fall eine große Hilfe. So ist mir im Nachhinein sehr klar geworden, was in einigen Projekten, in denen ich mitgearbeitet habe, schief gelaufen ist. Ich weiß nun auch sehr genau, was ich anders machen würde, da ich Ursachen und Zusammenhänge begriffen habe, die mir vorher nur bruchstückhaft klar waren. Zurzeit arbeite ich in einem Umfeld, wo die Anwendung des BABOK® in IT-Projekten dazu geführt hat, dass die letzten Projekte alle mit dem vorgegebenen Budget und in der geplanten Zeit das gewünschte Ergebnis geliefert haben.
Mit dem neu erworbenen Wissen im Hinterkopf traue ich mir zu, nun auch selbst viel besser zu solchen Erfolgen beitragen zu können als vorher.
Ich werde berichten...

(Artikel überarbeitet am 09.04.2013)

Was hat SQL Server mit Business Analyse zu tun?

"Wir wollten eigentlich nur einen kleinen Bericht - und nach Monaten haben wir immer noch kein Ergebnis!"

Wer hat das nicht auch schon erlebt: IT-Projekte, die scheinbar stetig komplexer werden, den Kostenrahmen sprengen, jede neue Terminplanung binnen Kürze ad absurdum führen, und zu guter Letzt sind trotz intensiver Anstrengungen aller Beteiligten die Anwender immer noch nicht zufrieden. Ich habe das leider schon zu oft erlebt. Und die Gründe waren immer die gleichen:

• die Spezifikation war nicht vollständig
• die Spezifikation war nicht eindeutig  
• wichtige Personen waren nicht an dem Projekt beteiligt
• kurz vor Schluss gab es neue Anforderungen an die Lösung
• Tests waren unvollständig

Gibt es denn kein System, mit dem sich solche immer wiederkehrenden Fehler verhindern lassen?

Vor vielen Jahren habe ich mich intensiv mit Projektmanagement beschäftigt. Das ist eine Methodik, mit der sich sehr erfolgreich viele Arten von Projekten planen und durchführen lassen. Allein bei IT-Projekten scheint das klassische Projektmanagement regelmäßig zu versagen. Heute weiß ich, dass es ein eigenes Wissensgebiet gibt, das sich mit dem richtigen Erheben, Verifizieren und Dokumentieren der Anforderungen an Unternehmenslösungen auseinandersetzt: Business Analysis.
Falls ein Business Analyst dies lesen sollte: Bitte nicht lachen. Trotz eines Ingenieurstudiums und über 20 Jahren Berufserfahrung hat es mich einige Recherche und Gespräche mit den richtigen Menschen gekostet, um diese Erkenntnis zu erlangen. Für viele IT-Spezialisten ist dies ein unbekanntes Gebiet.

Wie lassen sich die Methoden der Business Analyse in IT-Projekten nutzen?

In IT-Projekten hat der Business Analyst (oder das BA Team) insbesondere die Aufgabe, herauszufinden, welche Lösung das Unternehmen braucht. Danach ermittelt sie oder er, welche Personen zur Umsetzung beitragen können, befragt diese und schreibt die Anforderungen an die Unternehmenslösung auf. Das geschieht in einer Form, die alle Beziehungen der Anforderungen untereinander berücksichtigt und die nachvollziehbar macht, durch welchen Testfall jede einzelne Anforderung abgedeckt wird. Erst auf dieser Basis kann der Projektmanager dann eine realistische Termin- und Ressourcenplanung erstellen.
(Anmerkung: Das Format der Dokumentation war in "meinen" Projekten immer einer der großen Schwachpunkte. Konsequent angewendete BA führt zu Anforderungen, welche alle nachfolgend aufgezählten Anforderungen erfüllen: vollständig, widerspruchsfrei, korrekt, änderbar, eindeutig, umsetzbar, testbar.)

Warum gibt es nicht in jedem IT-Projekt einen Business Analysten?

Ja, warum eigentlich nicht? Mir fallen sofort mehrere Projekte ein, die zu erheblich geringeren Kosten ein besseres Ergebnis geliefert hätten, wenn nur die bekannten Vorgehensweisen der Business Analyse angewendet worden wären. Das International Instititute of Business Analysis (IIBA) hat eine Sammlung von "Best Practices" erstellt, die man erlernen kann. Das IIBA bietet seit 2006 auch Zertifizierungen an, die belegen, dass man diese Best Practices beherrscht. So ein Business Analyst spielt eine unverzichtbare Rolle in jedem Projektteam.

Und jetzt?

Ich habe ein entsprechendes Seminar besucht, das von einem Vertragspartner der IIBA, der masVenta Business GmbH, angeboten wird. Hätte ich das, was ich dort innerhalb einer Woche gelernt habe, doch nur früher gewusst! Aber als unbeirrbarer Optimist möchte ich diesen Beitrag mit einem überzeugten "Besser spät als nie" schließen.

Voraussichtlich wird es zukünftig noch einiges über dieses Thema zu berichten geben.